Microsoft 365 for bedrifter: Oppsett, sikkerhet og beste praksis

Microsoft 365 (tidligere Office 365) er blitt den foretrukne produktivitetsplattformen for norske bedrifter. Over 80% av norske virksomheter bruker Microsoft-produkter, og M365 samler alt fra e-post og dokumenthåndtering til samarbeid og sikkerhet i én skybasert plattform.

Fordelene er mange: alltid oppdatert programvare, tilgang fra alle enheter, innebygd sikkerhet og compliance-verktøy, og sømløst samarbeid gjennom Teams, SharePoint og OneDrive.

Men mange bedrifter utnytter bare en brøkdel av det Microsoft 365 kan tilby. Med riktig oppsett og konfigurering kan plattformen transformere måten organisasjonen jobber og samarbeider på.

Microsoft tilbyr flere lisenstyper, og det er viktig å velge den som passer bedriftens behov og budsjett:

Microsoft 365 Business Basic (fra ca. 60 kr/bruker/mnd): Nettbaserte versjoner av Office-appene, Teams, SharePoint, OneDrive og Exchange Online. Passer for bedrifter som primært jobber i nettleseren.

Microsoft 365 Business Standard (fra ca. 130 kr/bruker/mnd): Alt i Basic pluss installerte Office-applikasjoner og ekstra forretningsverktøy som Bookings og Forms. Den mest populære lisensen for SMB-er.

Microsoft 365 Business Premium (fra ca. 220 kr/bruker/mnd): Alt i Standard pluss avanserte sikkerhets- og enhetsadministrasjonsverktøy. Anbefalt for bedrifter med strenge sikkerhetskrav.

For større organisasjoner finnes Enterprise-lisenser (E1, E3, E5) med ytterligere funksjoner og tilpasninger.

Standard sikkerhetsinnstillingene i Microsoft 365 er ikke tilstrekkelige for de fleste bedrifter. Her er de viktigste tiltakene:

Aktiver multifaktorautentisering (MFA) for alle brukere. Dette er det absolutt viktigste tiltaket og bør gjøres umiddelbart. Med «Security Defaults» aktivert i Azure AD får du MFA uten ekstra kostnad.

Konfigurer betinget tilgang (Conditional Access) for å kontrollere hvem som kan logge inn fra hvilke enheter og lokasjoner. Dette krever Business Premium eller høyere lisens.

Sett opp retningslinjer for datatapsforebygging (DLP) for å hindre at sensitiv informasjon deles utenfor organisasjonen. Microsoft 365 kan automatisk oppdage og beskytte personnumre, kredittkortinformasjon og annen sensitiv data.

Konfigurer retention policies for e-post og dokumenter slik at viktig data ikke slettes ved et uhell, og at gammel data håndteres i henhold til regulatoriske krav.

Microsoft Teams er blitt den primære samarbeidsplattformen for mange norske bedrifter. En gjennomtenkt Teams-struktur gjør stor forskjell for produktiviteten.

Etabler en klar navnekonvensjon og struktur for teams og kanaler. Unngå å opprette for mange teams — hver avdeling trenger typisk ett team med relevante kanaler for ulike prosjekter eller temaer.

Definer retningslinjer for hvem som kan opprette nye teams og eksterne gjester. Uten retningslinjer ender mange bedrifter opp med hundrevis av forlatte teams og ukontrollert deling med eksterne.

Bruk Teams som integrert arbeidsplattform — ikke bare for chat og møter. Integrer med SharePoint for dokumentsamarbeid, Planner for oppgavestyring, og tredjepartsapper for de verktøyene teamet ditt bruker daglig.

Selv om Microsoft 365 kan settes opp på egenhånd, gir profesjonell hjelp ofte stor merverdi. Spesielt ved migrering fra andre systemer, oppsett av sikkerhetsfunksjoner og konfigurasjon av avanserte funksjoner.

En sertifisert Microsoft-partner kan gjennomføre migreringsprosjektet effektivt, konfigurere sikkerhet etter beste praksis, og lære opp ansatte i de verktøyene som er mest relevante for deres arbeid.

Kostnaden for profesjonelt oppsett varierer fra 10 000 til 100 000 kroner avhengig av bedriftens størrelse og kompleksitet. Det er en investering som betaler seg gjennom økt produktivitet og redusert risiko.